1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) s'appliquent à l'ensemble des prestations de services proposées par l'agence Heurêka, spécialisée dans l’assistance virtuelle sur-mesure.

Elles définissent les droits et obligations de chaque partie dans le cadre de prestations d’assistance virtuelle, de création de contenu et de gestion de communication digitale.

Heurêka se réserve le droit de modifier ou de réviser les présentes CGV à tout moment et sans préavis.

2. Acceptation des CGV

La souscription à l'un des forfaits de Heurêka, ou le règlement d'une facture, vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV par le client. Aucune prestation ne sera réalisée sans cette acceptation expresse ou implicite.

3. Modalités de paiement

• Le paiement des forfaits mensuels (starter, boost et impact) est exigé dix (10) à cinq (5) jours calendaires avant le début de la prestation.
• Le paiement des prestations à l’heure est dû dans un délai de sept (7) jours calendaires suivant l’émission de la facture.
• Le règlement des factures peut se faire par :
  • Virement bancaire : le montant total de la facture est majoré de frais supplémentaires de change de 30€.
  • Mobile Banking : le paiement s'effectue via TapTap Send, Sendwave ou Orange Money, sans frais supplémentaires.
• En cas de retard de paiement
  • Heurêka se réserve le droit de suspendre les prestations jusqu'à régularisation du paiement et ne pourra être tenu responsable du non respect des délais relatifs à la mission.
  • Des pénalités de retard peuvent être appliquées, à hauteur de 10% du montant dû par tranche de quinze (15) jours calendaires de retard entamée.
  • Les demandes des clients dont les paiements ne sont pas à jour peuvent être dépriorisées sans préavis.
  • Aucun nouveau travail ne pourra être engagé tant que la facture précédente n’est pas réglée.

4. Report et non-remboursement des heures

• Les heures non consommées au cours d'un mois ne sont pas remboursables.
• Ces heures peuvent être reportées uniquement sur le mois suivant (M+1) dans la limite de 20% du volume initial du forfait choisi.
• Aucun report ne sera accordé au-delà du mois suivant (M+2 et suivants).
• Le report n’est valable que pour les forfaits prépayés et soldés.

5. Heures supplémentaires

• Toute heure de travail réalisée au-delà du forfait mensuel fera l'objet d'une facturation supplémentaire selon le tarif en vigueur disponible sur la page des offres.
• Ces heures hors forfait seront intégrées à la facture du mois suivant (M+1).

6. Travaux en soirée, le week-end et urgences

• Rush : toute tâche dont le brief est transmis 5 à 2 jours calendaires avant son échéance est majorée de 10€/h ;

• Urgence : toute tâche dont le brief est transmis 1 jour calendaire avant son échéance est majorée de 15€/h.

  Ces deux paliers ne se cumulent pas entre eux (le plus élevé est appliqué), mais sont cumulables avec la majoration soir/week-end.

• Toute production nécessitant d’être réalisée après 19:00 (heure d’Antananarivo, UTC+3) et/ou le week-end (samedi et dimanche) pour respecter un rush ou une urgence fait l’objet d’une majoration de +10 € par heure, comptabilisée par tranches de 30 minutes (arrondi au supérieur). Les heures effectuées hors horaires sont décomptées du forfait ; au-delà du forfait, elles sont facturées en heures supplémentaires selon l’article 5.

• Les jours fériés du calendrier malgache sont assimilés au week-end.

• L’horodatage des demandes (email/Notion/WhatsApp) fait foi.

• Ces majorations tarifaires seront intégrées à la facture du mois suivant (M+1).

7. Facturation issue de l’Union Européenne (UE)

Dans le cas où le client est une association, une fondation ou toute structure nécessitant une facturation émise depuis l’UE, une majoration forfaitaire de trente pour cent (30 %) du montant total de la facture sera appliquée.

Cette majoration vise à couvrir les frais administratifs, fiscaux et de gestion liés à l’émission, la déclaration et le traitement de la facturation au sein de l’UE.

Cette condition s’applique à toutes les prestations, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes, dès lors que le client demande expressément une facture issue de l’UE.

8. Disponibilité et exclusivité des assistantes virtuelles (AV)

• Le client reconnaît que l’AV mise à sa disposition n’est pas dédiée en exclusivité à ses missions. Elle peut être amenée à gérer simultanément plusieurs clients.
• Le client s’engage à transmettre ses tâches au début de chaque mois, et le cas échéant, dans des délais raisonnables pour permettre à l’AV d’organiser son temps et respecter les délais impartis.
• Les urgences ponctuelles peuvent être traitées dans la mesure du possible, mais aucune disponibilité immédiate ne peut être garantie de manière systématique. Elles feront l’objet de tarification particulière selon le tarif en vigueur disponible sur la page des offres
• Si le client souhaite bénéficier d’une assistante virtuelle dédiée à temps plein ou temps partiel, une offre personnalisée peut être proposée sur demande. Ce type de prestation fait l’objet d’un devis spécifique avec engagement contractuel et tarification adaptée.

9. Durée et résiliation

Les contrats conclus avec l’agence Heurêka sont mensuels et reconductibles tacitement, sauf indication contraire dans le devis ou la proposition commerciale.

Le client ou Heurêka peut demander la résiliation du contrat à tout moment, par message ou par email avec accusé de réception.

Les modalités de préavis varient selon le type d’offre souscrite :

• Prestations à l’heure (tarification horaire) : un préavis de quinze (15) jours calendaires s’applique à compter de la réception de la demande de résiliation. Les heures effectuées jusqu’à la fin du préavis restent dues, même en cas d’arrêt anticipé de la collaboration.
• Forfaits mensuels : un préavis de trente (30) jours calendaires avant la fin du mois en cours est requis. Toute demande reçue après ce délai reporte la fin de la collaboration au mois suivant. exemple : fin de collaboration souhaitée au 31 octobre ⇒ e-mail de résiliation à envoyer au plus tard le 1er octobre. Si l’e-mail de résiliation est envoyé après le 1er octobre, la résiliation sera effective le 30 novembre, et le mois de novembre sera dû.

Toute facture déjà émise ou prestation entamée reste due en totalité, même en cas de résiliation en cours de mois.

La résiliation n’entraîne en aucun cas le remboursement partiel ou total des prestations déjà réalisées.

10. Responsabilités de l'agence

• Heurêka s'engage à fournir les prestations convenues avec qualité et dans les délais impartis.
• L'agence se réserve le droit d'assigner l'assistante virtuelle la plus adaptée au besoin du client.
• En cas d'indisponibilité prolongée, Heurêka proposera un remplacement équivalent.

11. Responsabilités du client

• Le client s'engage à fournir les informations et accès nécessaires à la bonne exécution de la mission.
• En cas de retard de transmission ou d'indisponibilité, Heurêka ne pourra être tenue responsable des retards ou dysfonctionnements.

12. Confidentialité

Les deux parties s'engagent à conserver la plus stricte confidentialité sur les informations, données, documents et échanges dans le cadre de la prestation.

Un NDA peut être signé à la demande du client.

13. Propriété intellectuelle

Les contenus produits dans le cadre de la mission deviennent la propriété du client uniquement après règlement intégral de la facture correspondante.

14. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit malgache. En cas de litige, les deux parties s'engagent à rechercher une solution amiable. À défaut, le litige sera soumis au tribunal compétent d'Antananarivo.